يکي از پرکاربردترين انواع سيستم هاي اطلاعاتي که مديران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان ياري ميدهد، سيستم اتوماسيون اداري (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM) است. امروزه سيستم هاي اداري، سيستم هاي جهاني هستند که وظيفه اصلي آنها ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. با گسترش روزافزون ارتباطات و پيدايش شکل هاي مختلف جريانات ارتباطي، شبکه هاي ارتباطي در تمامي امور زندگي افراد سايه افکنده است اطلاعات يکي از منابع باارزش واصلي مديران يک سازمان است. همان طور که منابع انساني، مواداوليه و منابع مالي در روند توليد داراي نقش و ارزش خاصي هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات داراي ارزش ويژه اي هستند. ازطرفي اطلاعات کليد جامعه مردمي است و انتشار و استفاده از آن يک شاخص اجتماعي به شمار مي رود. رشد اين شاخص به معناي ارتقاي ملي خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسي بر بينش و رفتار ما اثر مي گذارد. سيستم هاي اطلاعاتي که به عنوان منبعي ارزشمند محسوب مي شوند، توانايي مديران و کارکنان را افزايش داده و امکان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وري بالا موجب مي گردند. کلمه اصلي که اتوماسيون اداري را از داده پردازي، سيستم اطلاعات مديــــريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي سازد، ارتباطات است. اتوماسيون اداري به منظور تسهيل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهي و کتبي است. بسياري ازسازمان ها،ادارات وشرکت ها به منظورمکانيزه نمودن امورمربوط به ثبت ،ارجاع ،گردش و پيگيري نامه ها و ديگر مدارک سازمان خود از اتوماسيون اداري استفاده ميکنند.اتوماسيون اداري مفهوم وابزاري جديددردست مديران است که ازآن جهت افزايش بهره وري سازمان استفاده ميشود.
اگرچه معمولاً ازسيستم اتوماسيون اداري براي برقراي ارتباطات روزمره مانند:تبادل نامه ياپيام استفاده مي شود ولي کاربرد هاي واقعي آن فراترازکاربرد هاي معمول آن است. امروزه براي تسهيل در امر مکاتبات و بالا بردن سرعت انتقال داده ها، ازاتوماسيون اداري ميتوان بهره برد نرم افزارهائي که توسط آنها، مکاتبات داخلي و خارجي يک سازمان به سرعت و بدون داشتن نياز به کاغذ، انجام خواهد گرفت. سيستم هاي يکپارچه اداري بسيار وابسته به ديدگاه هاي سازمان ميباشد و اين خود بدين معني است که سيستم اتوماسيون اداري داراي تعاريف متعددي است. با اين وجود ميتوان گفت که اتوماسيون اداري، مشتمل بر تمام سيستم هاي الکترونيک رسمي و غيررسمي ميباشد که به برقراري ارتباط اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط ميشود.
اتوماسيون اداري مکانيزمي است درراستاي بهبود بهره وري سازمان که در كوتاهترين زمان اطلاعات را در اختيار مديران، كارشناسان و كاركنان قرار ميدهد که ازجمله ويژگي ها مي توان به موارد زير اشاره نمود:
• گردش الکترونيکي مکاتبات درسطح سازمان
• جستجوي آسان دراطلاعات ذخيره شده
• پاسخگويي سريع وبه موقع به مراجعان
• حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداري
• ثبت و نگهداري اطلاعات
• تيه گزارشات و آمار دقيق اطلاعات
• پشتيباني از انواع مکاتبات و مراودات درون و بين سازماني بصورت الکترونيک
• امکان تعريف فرم هاي سازماني به صورت الکترونيک
• حذف کاغذ از امور بايگاني و دفتري