تبادل الکترونيکي مکاتبات (Electronic Crospandence Exchange) يا بطور مخفف ECE يکي از پروتکل هايي است که توسط تعدادي از شرکت هاي توليد کننده اتوماسيون در ايران در سال 1383 پيشنهاد و مورد استقبال ديگر شرکت ها قرار گرفته است. در واقع پيش از تدوين اين پروتکل بسياري از سازمان ها که از سيستم مكانيزه مكاتبات اداري براي ثبت و پيگيري مكاتبات خود استفاده ميکردند به هنگام ارتباط با سازمان هاي بيروني مجبور بودند که برگشتي ناخواسته به روال کاغذي در مکاتبات داشته باشند.با تدوين پروتكل تبادل الكترونيكي مكاتبات (ECE) اين محدوديت رفع گرديد.

مستندات پروتکل ECE
پروتكل تبادل الكترونيكي مكاتبات (ECE) كه به شكل فايلهاي XML آماده و مورد استفاده قرار ميگيرد داراي اجزايي براي تبادل اطلاعات عمومي نامه هستند كه به شرح ذيل است. علاوه برآن در تهيه فايل هاي مبتني بر اين پروتكل بايد اصول كلي زير نيز مد نظر قرار گيرد:
1- فايلهاي XML با استاندارد (UTF-8)Unicodeميشوند و محتويات داده هاي رشته اي به دليل عمومي بودن اسناد در كاراكترهاي فارسي/عربي/انگليسي از قاعده Code Page 1256 پيروي ميكنند.
2- جداكننده رشته هاي حرفي ؛؛» تعريف شده است.
3- همه عناصر از نوع فرستنده يا گيرنده، ساختار مشابه دارند. اين مشخصه شامل نام سازمان فرستنده/گيرنده
(Organization)، نام واحد(هاي) سازماني فرستنده/گيرنده (Department)، پست سازماني شخص فرستنده/گيرنده (Position)، نام و نام خانوادگي شخص فرستنده/گيرنده (Name) و كد منحصر به فرد فرستنده/گيرنده (Code) است. نام واحد(هاي) فرستنده/گيرنده به صورت كامل و براساس ساختار سازماني از واحد ارشد سازمان تا نام خود واحد و از چپ به راست بيان ميشود و شرح آنها با جداكننده ؛؛» از يكديگر متمايز ميشود.
4- Codeها در اين پروتكل هر جا كه مشمول شخص يا سازمان باشند، ميتوانند حامل يك كد توليد شده توسط سيستم نرمافزاري مبدأ يا كد ملي» يا كد پستي» باشند به شرط آن كه در سيستم مبدأ به صورت منحصر به فرد با آن كد قابل شناسايي باشند.
5- همه عناصري كه مشخصه تاريخ را حمل ميكنند، از نوع داده اي Date Time ويندوز بوده و قالب آنها استاندارد ISO8601 براي نمايش Date Time است. در كنار اين عنصر نحوه نمايش آن تاريخ در سيستم دبيرخانه مبدأ نيز براساس يكي از مقادير جلالي، ميلادي يا قمري مشخص ميشود.
6- در همه اجزا فيلدي با نام Any تعبيه شده است كه از نوع Any Attribute است. از اين فيلد براي توسعه استفاده در سيستم هاي مختلف ميتوان استفاده نمود. به عبارت ديگر در صورتي كه نرم افزاري نياز به ارسال و دريافت اطلاعي خاص به همراه ساير اطلاعات ذكر شده در اين پروتكل را داشته باشد، ميتواند بدون اينكه خللي در ارتباطش با سيستم هاي ديگر مكاتبات ايجاد كند در ارتباط دو نسخه نصب شده در محل هاي مختلف نرم افزار خود، از اين فيلد استفاده كند. تعريف اين فيلد به عهده سيستم استفاده كننده خواهد بود و ساير سيستم ها الزامي به استفاده از آن و يا تهيه اين اطلاع در ارسال، نخواهند داشت.
7- براي ارسال نامه طبق اين پروتكل فايلي تهيه و به گيرنده ارسال ميشود. گيرنده با دريافت آن و ثبت در سيستم محلي بايد رسيدي كه خود فايلي از نوع XML است آماده و به ارسال كننده بفرستد.
1- اجزاي فايل ارسال
براساس اين پروتكل، ارسال هر مكاتبه از مبدأ به مقصد متضمن ايجاد يك فايلXML شامل بخش هاي اصلي زير است:

1ـ1ـ اطلاعات كلي

1ـ2ـ اطلاعات نامه

1ـ3ـ متن(هاي) نامه

1ـ4ـ پيوست ها (Attachments)